Organiser une coupe du Monde, l’histoire d’un club, Lourdes VTT

Quand, face au résultat, on confond le travail d’une grande organisations professionnelle avec celle d’un club amateur, le tout est soit très mauvais, soit très bon. Pour sa troisième année d’existence, la coupe du Monde de Lourdes est sur le podium des meilleurs évènements UCI et Vojo s’est associé à la troisième édition pour le lancement de la coupe du Monde de descente 2017. Plongez-vous avec nous au coeur de la petite armée de bénévoles qui s’active depuis des mois et ce mercredi, à quatre jours de la finale. 

Une coupe du Monde se prépare des mois à l’avance et pour la troisième édition, le travail est un petit peu moins laborieux qu’en 2015 lors du premier évènement.

Nous retrouvons Patrice Bordères au « pilotage » dès le mercredi matin. Le président du club de Lourdes VTT ne marquera pas une pause de toute la journée. Son job à lui, c’est de coordonner. Une grosse responsabilité quand on connait l’ampleur du travail à accomplir. Sur la piste, dans les paddocks, avec l’UCI ou Redbull TV, tout le monde s’active dans son coin et le sollicite.

À Lourdes, on sait soigner les bénévoles. Tous sont choyés, particulièrement bien nourris et, chose suffisamment rare pour être signalée, il est même nécessaire d’en refuser ! On en compte tout de même 285 cette année (contre 180 l’an passé). Chaque licencié s’implique et implique ses proches ; certains viennent en famille et grossissent les rangs de ceux qui rendent possibles les événements de cette ampleur.

À l’entrée du paddock, on retrouve Sophie et Mathilde dont le rôle est de « placer » les équipes qui arrivent. Tout est calculé au millimètre, les espaces sont balisés et les gros camions ainsi que les bus attendent dès 8 heure du matin. Ensuite, des équipes allant jusqu’à une dizaine de personnes s’activent à déplier les structures. Place ensuite aux grosses camionnettes et aux plus petites structures. Jonglant entre l’anglais et le français, nos deux responsables du paddock composent elles aussi avec les exigences et les souhaits de chaque équipe.

Dans les paddocks, on retrouve des têtes connues qui font le tour du monde ensemble. Peu de pilotes mais tous les hommes et femmes de l’ombre sont là : les team-manager, les mécanos et tout le staff des riders mettent la main à la pâte.

Sur la piste, une équipe s’active. Le tracé est déjà balisé mais on coupe ce qui dépasse, on nettoie et on s’assure que rien ne doive être fait en urgence. Les filets de protections ont été remplacés par d’autres modèles à mailles plus serrées à la demande de l’UCI et les protections sont installées.

Les postes les plus anodins ont parfois une importance toute particulière sur une coupe du Monde. C’est le cas pour les banderoles publicitaires. Tous les partenaires souhaitent leur part de visibilité, la série de la coupe du Monde a les siens et les caméras de RedBull TV se positionnent en juges de paix.

La TV s’impose dans de nombreuses discussions car sans TV, pas de diffusion et pas d’images. L’organisation est donc aux petits soins pour cette équipe qui décide des meilleurs endroits pour positionner des caméras, installer des passerelles, couper des branches ou installer des banderoles.

C’est Ivan qui, en anglais, s’occupe des demandes de l’équipe allemande de Redbull TV. Il passe la course avec eux et s’arrange pour que tout se déroule sans problème. Pour lui, participer à l’organisation du coupe du Monde de VTT, c’est se sentir utile et prendre part à un projet gratifiant.

La gestion des médias est également un poste qui nécessite une grande attention. Cette affaire est gérée de main de maître par Christophe et son équipe. Près de 130 journalistes ont été accrédités l’an passé, ils sont ensuite accueillis, briefés et ont accès à une salle de presse équipée pour travailler et diffuser au plus vite leurs images. C’est depuis cette salle de presse que nous vous écrivons et nous sommes bien placés pour savoir qu’à Lourdes, on se débrouille bien mieux que sur de nombreuses autres courses.

Chargé d’affaires le jour, Christophe voit dans cette organisation l’occasion d’être « à fond », le tout entre potes et au contact de nombreux interlocuteurs intéressants : la presse, l’UCI, la TV et les autres organisateurs de coupe du Monde. Il s’enrichit également des rencontres qu’il fait en construisant les partenariats entre le club et des organisations et entreprises extérieures.

Bien évidemment, les organisateurs de la course ne sont pas complètement livrés à eux-mêmes et disposent d’un « book » UCI offrant les grandes lignes directrices. L’Union Cycliste Internationale assure une certaine régularité dans les prestations et contrôle la bonne diffusion des images et de la communication relatives à l’évènement.

C’est également sur la piste que la fédération intervient. Aurélien, en charge du tracé, nous explique qu’un contrôle est effectué pour s’assurer que la sécurité sera garantie et que tout est conforme au règlement du sport. Cette année, il a fallu durcir la réception du dernier saut d’arrivée. L’UCI laisse toutefois une relative marge de manoeuvre aux organisateurs dans la conception des pistes, ce qui explique la diversité qui existe entre les différentes étapes du circuit.

Pour Aurélien, cette piste, c’est le fruit de nombreuses années de pratique de la descente et de longues heures passées aux abords de pistes de coupe du Monde. Dès la fin de l’automne, des équipes de 10 à 20 bénévoles se sont retrouvées tous les 15 jours environ pour tailler, nettoyer et dégager la piste. Dans la dernière phase et jusqu’à aujourd’hui, les dernières petites souches ont été coupées et la piste nettoyée. Pour répondre aux attentes des pilotes, Aurélien et son équipe de bénévoles ont tenté d’éliminer au maximum les « parties bike-park ». Pour cette année, exit les gros relevés et les portions trop artificielles, on partira droit dans la pente !

Quand Aurélien n’est pas sur le tracé, il s’occupe du nouveau café-vélo « Bike & Py » qui vient d’ouvrir dans la ville de Lourdes. Cet ingénieur de formation se retrouve donc à vivre au coeur de sa passion et ce qui le fait vibrer dans cette organisation, c’est la possibilité de voir les meilleurs pilotes de la planète rouler sur un tracé qu’il bichonne avec d’autres depuis des années. Pensez d’ailleurs à passer lui dire bonjour dans ce magasin atypique quand la coupe du Monde sera terminée.

Sur le bord de piste, on croise de nombreux visages anonymes et si certains bénévoles ont de nombreuses responsabilités sur leurs épaules, d’autres sont juste là pour donner un coup de main avec plaisir. Mickael par exemple ne sera pas là pendant la course, il sera lui même sur un vélo, mais il est venu passer la journée du mercredi avec les autres bénévoles du club. Jeanne et Amandine préparent les accréditations et continueront à donner des coups de main pendant le week-end. Tommy a passé la journée d’hier sur la piste et le lendemain à la circulation pour aiguiller les automobilistes.

Au total, c’est près de 40 000 personnes qui se sont rendues à Lourdes l’an passé. Cette année, pour les 260 pilotes engagés, la météo décidera de l’état de la piste mais aussi de la fréquentation.

Quand on observe tout ce joyeux, mais sérieux, remue-ménage mêlant amateurs et professionnels, on se pose la question de la rentabilité d’un tel évènement. C’est Christophe, le trésorier du club, qui a pu nous répondre. L’organisation de la coupe du Monde de Lourdes est la plus petite (financièrement) de la série et pèse 300 000 euros dont les deux tiers sont issus d’argent public (la mairie de Lourdes étant coorganisateur de l’évènement). Les années de beau temps, le club de Lourdes VTT gagne un petit peu d’argent, mais le résultat est plus proche de l’équilibre, l’objectif pour l’équipe d’organisation.

Si les rangs des bénévoles sont très fournis la semaine de la course, la préparation de cette dernière est gérée par un noyau dur d’une 15aine de personnes qui s’étend parfois jusqu’à 100 personnes pour des missions plus larges. Les réunions sont nombreuses et cette année, l’état d’urgence en a nécessité au moins 4 ou 5 supplémentaires. Qu’on le repère ou non, tout le site et l’évènement devraient être bien plus sécurisés.

Vous vous en doutez, ce panorama est loin d’être exhaustif et aucun article ne pourra résumer ce qu’est vraiment l’organisation d’une coupe du Monde. Derrière un bel évènement suivi par des dizaines milliers de personnes à travers le monde se cachent des centaines de bénévoles qui posent des congés et donnent de leur temps pour faire vibrer les autres. L’équipe du club de Lourdes VTT se distingue par sa bonne humeur et sa motivation sans faille. De notre côté, il nous tarde de découvrir la piste et des voir qui arrivera à dominer ce tracé particulièrement exigeant mais apprécié des compétiteurs.