Evénements VTT : entre reports et annulations, les organisateurs… s’organisent !

Randos, festivals, compétitions… Beaucoup d’entre nous avaient prévu de prendre part à des évènements cet été, mais la crise du Covid-19 a bouleversé les plans de tout le monde, participants comme organisateurs. Nous avons décidé de donner la parole à un petit panel de ces derniers pour qu’ils nous expliquent un peu plus leurs décisions, comment ils ont réagi et à quoi s’attendre dans le futur.

Bruno Brancato | MB Race

Bruno Brancato est le coordinateur général de la MB Race, l’un des principaux évènements VTT de l’été dans les Alpes du nord. Construit autour de son format phare MB Ultra, un XC marathon de 140 km et 7 000 m de dénivelé positif, la MB Race s’est diversifiée avec le temps et attire plusieurs milliers de participants chaque année sur une dizaine de courses et randonnées autour du petit village de Megève, en Haute-Savoie. Cette année, qui devait être synonyme de 10e édition, la MB Race n’aura pas lieu : « Nous avons pris la décision d’annuler la MB Race quelques jours après les annonces du report des JO à 2021 et de l’annulation du Tour de France en juillet. Autant dire que ça ne sentait pas très bon pour les gros évènements en juillet. Comme la MB Race est normalement prévu début juillet (du 3 au 5 juillet), il fallait réagir vite et à ce moment, nous manquions d’information et de lisibilité sur la sortie de crise et les mesures pour les évènements de plus de 1500 personnes. »

Si le format 140 km est celui qui a fait la renommée de la MB Race, c’est aussi celui qui aurait posé le plus de problèmes si l’organisation avait opté pour un report : « La décision d’annuler s’est faite sur la base de plusieurs paramètres et c’est celle qui nous a semblé la plus adaptée à la situation. Si nous l’avions reporté à septembre, il aurait probablement fallu raccourcir l’Ultra car on perd plus de 3h de jour par rapport à juillet. Si on restait sur 140 km, il aurait fallu faire un départ de nuit, prévoir beaucoup plus de sécurité et cela aurait été plus compliqué de manière générale vu le nombre de participants. Or, raccourcir l’Ultra ce n’est pas dans l’esprit de la MB Race. Les participants s’entraînent dur toute l’année pour la course et on ne veut pas leur proposer au dernier moment une MB Race « au rabais ». On aurait aussi perdu le label UCI Marathon Series. Par ailleurs, nous avons plus de 20 % d’étrangers inscrits sur l’Ultra. Encore aujourd’hui, nous ne sommes toujours pas sûrs qu’ils auraient pu faire le déplacement. L’Ultra n’aurait pas été la seule épreuve touchés, le report à septembre aurait également pu poser problème pour d’autres épreuves. Je pense notamment à l’enduro, avec la question des remontées mécaniques. »

La question des partenaires a également un facteur clé : « Parmi les autres éléments qui ont pesé dans la balance, il y a nos partenaires. La MB Race, c’est plus de 100 partenaires privés, essentiellement locaux. C’est notre choix, on aime travailler avec eux pour mettre en avant le territoire et notre terroir mais ils ont eux aussi été durement touchés par la crise et beaucoup auraient été trop justes pour cette année. En annulant l’édition 2020, on leur laisse le temps de récupérer pour repartir en forme en 2021. Toujours d’un point de vue financier, il faut savoir que la MB Race est gérée par une association avec 2 salariés. Nous n’avons aucune assurance annulation pour ce genre d’imprévu donc si nous avions dû annuler au dernier moment, avec beaucoup plus de frais engagés, cela aurait été compliqué. »

Bruno Brancato pense aussi au personnel médical, essentiel sur tout évènement de masse : « Autre question, celle des secours. Nous travaillons surtout avec les urgences à Sallanches et même si aujourd’hui on semble se diriger vers une amélioration de la situation, rien ne garantit que tout sera revenu à la normale pour eux. Et même si c’était le cas, ils ont bien mérité de souffler un peu. Ce n’est pas ça qui a fait pencher la balance mais on en a tenu compte, c’est sûr. »

Qu’en est-il du futur de l’évènement ? « Annuler cette année, c’était donc le choix le plus cohérent pour nous, autant du point de vue sportif que pour tous les « à-côtés ». Pour 2021, il est difficile de se projeter pour l’instant car on est encore dans les remboursements et gestions d’inscriptions mais on se doute qu’il y aura des aménagements à faire, sur le plan économique ou sanitaire. Mais ça reste loin, on a encore le temps de voir venir. »

Laurent Foissac | Alps Epic Event : Alps Epic

Laurent Foissac est le président d’Alps Epic Events, la société qui organise l’Alps Epic. Créée sur le modèle du Cape Epic ou du Swiss Epic, l’Alps Epic est une course par étapes qui se court dans les paysages grandioses des Hautes-Alpes, entre les massifs des Ecrins et du Queyras. Initialement prévue fin juin, elle a été reportée en août : « Nous avons décidé de reporter l’Alps Epic d’environ deux mois, elle aura lieu du 21 au 26 août. On aurait aimé reporter plus tard encore pour être vraiment tranquille mais certains de nos hébergements n’étaient pas disponibles après donc on devra faire avec cette incertitude. Le Tour de France s’élance à peu près en même temps de notre région (il part le 29/08 de Nice) donc on se dit que si c’est bon pour eux, ça devrait être bon pour nous. »

Malgré cela, il y a encore des domaines dans lesquels l’organisation manque d’informations, comme la restauration : « C’est un des points-clés de l’Alps Epic puisque nous fonctionnons avec un format « tout compris » pour les participants et le repas d’après-course est un moment convivial et important dans la journée, mais aujourd’hui, nous ne savons pas si nos prestataires seront autorisés à travailler. Pour le reste, nous n’avons que très peu de partenaires privés, la plupart sont institutionnels donc il n’y a pas de souci à ce faire de ce côté, ils nous ont déjà confirmé leur soutien. Le seul problème qui n’a pas encore été réglé est celui des VAE pour les secours, qui leur permettent normalement d’accéder au parcours plus facilement. Pour l’instant, nos partenaires habituels n’ont même pas de vélos à nous fournir ! »

Si les organisateurs manquent d’informations, ils ne sont pas les seuls et c’est également le cas pour les participants. Il a donc fallu adapter les inscriptions : « La question des déplacements et des frontières est un problème important pour nous, chaque année on a environ 1/3 de participants qui vient du Benelux. Lorsqu’on a rouvert les inscriptions pour l’épreuve reportée, on a donc décidé d’ajouter une option « zen » qui permettra aux participants qui ne peuvent ou veulent pas venir au dernier moment d’être intégralement remboursés. »

En attendant, on ne reste pas les bras croisés et on essaye de se préparer au mieux aux différents mesures qui pourraient être mises en place : « Sur le plan sanitaire, nous n’avons rien défini pour l’instant pour les coureurs, on attend de voir comment ça va évoluer mais on a plusieurs pistes. La règle pour les équipes, c’est que les deux équipiers doivent se voir en permanence donc la règle des 10 m peut être respectée sans problème. Notre système de chronométrage permet de se passer des départs en mass-start, on fera probablement des départs échelonnés. Pour les ravitaillements, on envisage de ne proposer que des produits emballés pour le solide, comme des barres ou des pâtes de fruits. S’il le faut vraiment, on ne proposera que du liquide et les coureurs devront être autonomes sur le solide mais on espère qu’on n’en arrivera pas là. Enfin, on prévoit aussi plus de navettes pour faire les liens entre les différents points pour les coureurs pour respecter les mesures de distanciation. »

Août, c’est encore tôt et on n’est jamais à l’abri d’une annulation. Quelles seraient les conséquences pour l’Alps Epic ? « Si nous devons annuler en dernière minute pour des raisons sanitaires, ce sera compliqué mais pas la catastrophe et cela ne devrait pas mettre en danger l’avenir de l’Alps Epic. Nous avons déjà avancé une bonne partie des frais pour la communication et la préparation alors que les inscriptions (remboursables ou transformables en avoir valable 18 mois en cas d’annulation) représentent un peu plus de 50 % de nos recettes. Heureusement Alps Epic Events a d’autres activités, nous organisons d’autres évènements plus petits et faciles à mettre en place ou à adapter donc on devrait s’en sortir. »

Philippe Gindre | La Forestière

Philippe Gindre est le vice-président de l’association La Forestière, qui organise l’évènement éponyme. La Forestière, qui a lieu chaque année en septembre dans le massif du Jura, est un des plus anciens rassemblements XC/rando de France (un enduro est également organisé depuis quelques années) et doit fêter cette année sa 30° édition. A l’heure où nous écrivons ces lignes, sa tenue cette année est toujours incertaine : « La priorité va d’abord à la santé et ensuite aux finances de nos partenaires, qui ont d’autres priorités en ce moment que de sponsoriser une épreuve. Pour l’instant nous n’avons pris aucune décision, on se donne jusqu’à début juin pour savoir ce que l’on fait. Il y a beaucoup de questions, on manque d’informations mais c’est pareil partout, personne ne sait comment la situation sera en septembre. Dans le doute, nous avons préféré suspendre les inscriptions le 15 avril dernier. C’est surtout par respect pour les concurrents, nous avons une réputation de fiabilité et on se voyait mal laisser les inscriptions ouvertes alors que nous n’avons pas encore pris de décision quant à la tenue de La Forestière cette année. »

Comme chez l’Alps Epic, il y aura des transports à gérer mais ici, on pense aussi aux bénévoles : « Un des soucis de La Forestière, c’est son format, une épreuve de masse en ligne. Il faudra donc gérer le départ mais aussi le transport des vélos, des participants entre le départ et l’arrivée, c’est quelque chose qui va être compliqué. Nous souhaitons aussi protéger nos bénévoles, La Forestière c’est une association donc nous fonctionnons avant tout grâce à eux et évidemment, la plupart sont relativement âgés, c’est une population à risque. On ne veut pas les exposer de manière déraisonnable. »

La Forestière doit aussi composer avec un concurrent imprévu mais de taille : « Nous avons un problème supplémentaire avec le Tour de France puisque l’arrivée au Grand Colombier, à 40 km d’ici, aura lieu le même jour que La Forestière. Ça fait deux gros évènements en même temps dans l’Ain, qui mobilisent toute la logistique du département, les secours… On ne sait pas trop comment on va gérer ça mais c’est clairement quelque chose à prendre en compte. Si on m’avait dit qu’un jour nous serions en concurrence avec ASO et le Tour de France, je n’y aurais pas cru ! »

La préparation de l’évènement promet donc d’être compliquée mais Philippe Gindre refuse d’envisager un report : « Le report n’est pas trop une option pour nous, il y a déjà tellement d’évènements dans le calendrier que si on décale, on viendra forcément gêner une autre organisation. S’il le faut, on annulera, on l’a déjà fait pour l’enduro la Forest’Cimes [course cyclosportive par étapes] mais c’est quelque chose qu’on aimerait éviter. D’abord par orgueil car c’est censé être la 30e édition de La Forestière cette année, pour les participants bien sûr, mais aussi pour l’économie locale. Même si on a moins de poids que le rugby ici ça reste un gros évènement pour toute la région, l’hôtellerie, la restauration… Pour nous ça devrait passer, bien sûr il y a déjà des frais qui ont été engagés mais tant qu’on n’annule pas au dernier moment, ça ne devrait pas poser trop de problèmes pour l’année prochaine. »

Michael Pradayrol | Natural Games

La Forestière n’est pas la seule à devoir composer avec le Tour de France et le problème s’est aussi posé pour les Natural Games, comme nous l’explique Michael Pradayrol, l’organisateur de ce festival qui mélange sports extrêmes et musique et qui attire autour de 100 000 visiteurs chaque année à Millau : « Dès le début de la crise, nous avons envisagé 3 options : report à début août, mi-août ou début septembre. L’annulation n’a jamais figuré dans nos plans. Les Natural Games ont d’abord été reportés au mois d’août et quelques heures après notre annonce, nous avons appris que l’étape du Tour de France qui part de Millau était décalée sur ces mêmes dates. Nous avons donc dû reporter encore d’une semaine, on ne peut pas déplacer le Tour de France… »

Malgré cela, le support est au rendez-vous, aussi bien chez les partenaires que chez les participants : « Côté financier, tous nos partenaires ont répondu présent. Nous avons remboursé 9 % des inscriptions, surtout des problèmes de disponibilité aux nouvelles dates et la plupart ont déjà été revendues. »

De quoi envisager l’avenir avec une certaine confiance, même si la taille et les particularités de l’évènement engendrent certaines contraintes supplémentaires : « Pour l’instant nous sommes donc relativement sereins, septembre est encore loin et les dernières annonces du Premier ministre montrent qu’on est sur la bonne voie. On ne prévoit pas énormément de mesures sanitaires supplémentaires en dehors de plus de points de points d’eau et peut-être des masques et du gel hydroalcoolique pour le staff. Pour nous, si l’évènement est autorisé c’est qu’il peut se tenir normalement ou presque. Les Natural Games, c’est 100 000 personnes sur le week-end, c’est impossible de mettre en place efficacement des règles de distanciations, surtout avec la partie musique. S’il y a des mesures vraiment contraignantes à prendre on devra annuler, on ne fera pas de « demi-évènement » avec la partie sport uniquement. »

Jean-Paul Routens | Ultra Raid de La Meije

Jean-Paul Routens est le président de l’association qui organise l’Ultra Raid de la Meije, cette épreuve unique dans le paysage des évènements VTT en France. Si vous êtes fidèle lecteur ou lectrice de Vojo, vous avez probablement déjà vu nos reportages sur les diverses éditions de ce raid en montagne, qui se déroule sur des sentiers plus souvent arpentés par les randonneurs que par les vététistes. Son épreuve étant programmée en septembre et avec relativement peu de participants, Jean-Paul Routens est plutôt confiant sur la tenue de l’évènement : « L’Ultra Raid de La Meije a lieu en septembre donc ça devrait être bon pour nous, rien n’indique que nous devrons annuler pour l’instant. La question, c’est de savoir comment organiser, ce qu’il va falloir mettre en place, quelles règles respecter… Vu le parcours, nous sommes déjà obligés de limiter les places en temps normal, environ 70 %  du tracé n’est accessible qu’en hélicoptère pour les secours. Lorsque nous avons décidé de suspendre les inscriptions en attendant d’en savoir plus, nous avions déjà 400 inscrits. »

L’organisation réfléchit à des solutions si des règles particulières devaient êtres appliquées mais comme ailleurs, on attend surtout des informations : « Avec ce chiffre [de 400 participants], nous sommes un peu en dessous de l’équilibre financier mais ça peut déjà poser problème s’il y a des mesures de distanciation. Vous imaginez 400 personnes sur la place de Villar-d’Arène ? C’est tout petit, impossible de respecter les distances de sécurité. On a des pistes pour organiser tout ça, des départs en petits groupes toutes les demi-heures, on peut aller jusqu’à supprimer les ravitaillements et permettre uniquement une remise de sac, même chose pour le repas d’après-course mais nous sommes surtout dans l’attente de plus d’informations. On a bon espoir d’en savoir plus début juillet. Il y a aussi la question des coureurs étrangers, ils sont plus d’une centaine chaque année et pour l’instant, on ne sait pas s’ils pourront venir et se loger sur place. »

Beaucoup de questions, mais malgré cela, le report ne semble pas être une option : « Côté financier, nous sommes une organisation entièrement bénévole donc l’annulation ne posera pas de souci, sauf si c’est vraiment au dernier moment et que nous avons engagé tous les frais. Nous n’avons aucune subvention publique, nous avons fait le choix de ne pas les demander donc nous sommes entièrement autonomes. Ça a ses bons et ses mauvais côtés… Notre règlement ne permet pas de remboursement, l’inscription est simplement reportée sur l’année prochaine, c’est aussi quelque chose qui nous aide dans cette situation. On n’envisage pas de reporter l’épreuve, si on le fait on entrera forcément en concurrence avec un autre évènement. Ce n’est pas très correct pour eux et même pour nous ça ne nous aiderait pas spécialement, si quelqu’un est engagé sur deux épreuves et qu’elles se retrouvent le même jour à cause d’un report il ira sur celle qui était prévue à cette date au départ, c’est normal. »

Prisca Medda | Portes du Soleil : Pass’Portes du Soleil

Faut-il encore la présenter ? La Pass’Portes du Soleil est un des évènements VTT les plus célèbres en Europe, avec plus de 8000 participants sur 3 jours chaque année. La recette est simple mais elle fonctionne : une randonnée de 80 km à travers le domaine des Portes du Soleil en Haute-Savoie, une bonne dose de remontée mécaniques et un salon bien fourni. Cette année, elle aura lieu 2 mois plus tard que d’habitude, en août. Prisca Medda, du service évènementiel des Portes du Soleil, nous explique comment la décision a été prise : « Suite à l’annulation de notre festival Rock the Pistes, nous avons senti que les conditions sanitaires allaient se durcir, donc on a très rapidement pris la décision de décaler l’événement fin août. C’était l’unique date qui correspondait à tout le territoire des Portes du Soleil. On l’a repositionné fin août pour se donner du temps. À priori l’évènement va pouvoir se tenir car nous ne rassemblons pas plus de 5000 personnes au même moment et dans un même lieu. On réfléchit actuellement à l’organisation des ravitaillements et à la meilleure manière de mettre en place les mesures barrière ainsi que les mesures d’hygiène. »

La situation étant toujours incertaine, l’organisation avance un peu à l’aveugle, comme tout le monde : « On se donne le temps parce qu’on ne sait pas comment les choses vont évoluer et on ne se hâte pas pour les commandes. Nous sommes constamment en contact avec les équipes des stations qui sont, elles aussi, au cœur de l’organisation. On collecte leurs ressentis et leurs informations. Même si il nous manque des informations aujourd’hui, on va reprendre contact avec la préfecture pour les informer des mesures que nous prévoyons et pour prendre connaissance d’éventuels protocoles ou recommandations. On a la chance d’avoir beaucoup de personnes ressources qui travaillent dans l’évènementiel depuis longtemps. Il y a plein d’idées et maintenant il faut savoir trouver la meilleure. »

Pauline Dieffenthaler | Loizo Rider Production : Cannondale Enduro Tour

Championnat d’enduro de référence dans l’est de la France, le Cannondale Enduro Tour (CET) a été lancé en 2015 par Pauline Dieffenthaler et Jérome Clémentz, pilote de longue date pour la marque américaine. Cette année, la compétition devait comporter trois épreuves, à cheval sur les Ardennes et les Vosges. Malheureusement, son avenir est incertain : « Nous avions prévu une série avec trois manches et celle de l’enduro de la Semoy est définitivement annulée. Les deux autres dates sont prévues en septembre et on croise les doigts. Nous sommes dans le Grand-Est et il y a encore un flou. Certaines interdictions locales peuvent primer sur les autorisations nationales. Toutefois, les clubs comme notre équipe souhaitons maintenir les épreuves : on peut s’organiser en extérieur, allonger les timings de retrait des plaques, espacer les coureurs, c’est du contre la montre. On peut supprimer les podiums avec tout le monde rassemblé et se limiter à une photo. On avance doucement et on essaye d’avancer les frais le plus tard possible, pour ne pas se retrouver avec des plaques ou des t-shirts sur les bras. Dans tous les cas, on croise les doigts parce que les clubs préparent de super trails. Pendant le confinement, les leaders de la série ont joué le jeu et nous ont partagé un peu de contenu virtuellement.« 

Il faut dire que, contrairement à d’autres, l’annulation serait particulièrement problématique pour le CET : « Côté financier, c’est clairement la catastrophe si les courses sont annulées : nous sommes rémunérés par les sponsors si les dates ont lieu. Nous travaillons également comme chronométreurs pour d’autres courses et beaucoup ont été annulées et les reports sont souvent compliqués. Les gens se posent les questions de la disponibilité des bénévoles, mais aussi de la concurrence des épreuves à l’automne.« 

Le mot de la fin ? « Même si on se pose des questions, la vie continue, il y aura toujours des gens motivés pour faire des choses.« 

Autre évènement d’importance dans l’est de la France, les 24h des Crapauds. La course devait avoir lieu dans 10 jours mais dès le 23 mars, l’organisation avait décidé d’annuler cette édition 2020. Nous y avions consacré un article que vous pouvez retrouver ici : 24h des Crapauds : « Nous reviendrons encore plus motivés en 2021 ! »

Enfin, nous avons essayé de joindre George Edwards, patron d’UCC Sport Events et organisateur de la Mégavalanche de l’Alpe d’Huez (ainsi que de celle de la Réunion, ou encore de la TransVésubienne). La mythique course de descente marathon est prévue du 6 au 12 juillet et il souhaite la maintenir sur ces dates, à rebours de la décision de la FFC d’interdire tout évènement jusqu’en août : « Les échéances fixées par la FFC et l’Union cycliste internationale (UCI) ne peuvent pas justifier à la non-organisation de la Megavalanche. Je comprends que des compétitions internationales sur route ou de cross-country ne puissent pas avoir lieu. Mais en descente la distanciation sociale est avérée d’elle-même puisque les pilotes portent des combinaisons longues, des gants, un casque intégral… »

UCC n’a pas répondu à nos sollicitations mais George Edwards a expliqué sa position plus en détails à nos confrères du Dauphiné Libéré, dans un article que vous pouvez retrouver ici : https://www.ledauphine.com/sport/2020/05/12/la-megavalanche-fait-toujours-de-la-resistance

7 organisateurs ou organisatrices interviewés et presque autant de réponses différentes à la crise qui nous touche tous. La situation est difficile et surtout inédite, ce qui oblige tout le monde à improviser. Chacun avance des arguments différents pour justifier sa décision mais on sent bien qu’ici, le nerf de la guerre c’est l’information. Personne ne sait comment sera la situation dans les semaines ou mois à venir et en attendant, organisateurs comme participants avancent à l’aveugle, avec des conséquences plus ou moins importantes selon l’échelle. On leur souhaite bien du courage et d’ici là, rien ne vous empêche de faire du VTT autour de chez vous !